Como guardar documentos e comprovantes da forma correta

Manter seus documentos em segurança é a melhor forma de estar preparado para possíveis solicitações no futuro. Saiba como guardar documentos e comprovantes da forma correta.

Ao longo dos anos, acumulamos documentos que precisam ser mantidos em segurança por algum tempo. São comprovantes que podem ser úteis para a justiça ou para fins de impostos. Saber como guardar documentos e comprovantes da forma correta é a melhor maneira de se precaver de situações futuras.

Quando documentos podem ser solicitados

Diferentes cenários podem levar à exigência de apresentação de um documento ou comprovante. Na maioria dos casos, essa solicitação é feita para comprovar o pagamento de uma compra ou o pagamento de impostos.

Ao realizar uma compra e pagar por ela, ninguém está isento de uma falha no processamento acusar que o pagamento não foi realizado. Assim, uma loja pode negativar o nome do consumidor ou mesmo buscar algum tipo de ressarcimento.

Além disso, a Receita Federal pode fazer solicitações específicas de documentos, mesmo após anos da emissão do comprovante. Ao guardar documentos e comprovantes da forma correta, você está preparado para lidar com esse tipo de situação.

Armazenando seus documentos de forma segura

Cada tipo de documento tem uma recomendação de tempo de vida útil. Porém, uma forma segura de guardar comprovantes é criando cópias digitais.

Você pode escanear um documento ou mesmo tirar uma fotografia, para salvar o arquivo no computador. Esse método é especialmente útil para comprovantes de máquinas de cartão, além dos recibos de caixas eletrônicos, que perdem a coloração da tinta dentro de alguns anos.

É recomendável ainda ter uma cópia de todos os dados no disco rígido externo, para garantir que seus comprovantes não sejam apagados. E se acontecer alguma falha no disco rígido e você perder os documentos, saiba que é possível recuperar arquivos deletados do HD.

Nesse caso, é preciso contar com um software especializado no assunto, como o Recoverit. Esse programa consegue resgatar documentos apagados do disco rígido, sejam eles deletados por decisão do usuário ou por uma partição excluída e formatada.

Para recuperar seus dados com o Recoverit é simples! Baixe e instale o software no seu computador e conecte o disco rígido externo no computador.

Ao abrir o programa, selecione o disco rígido e inicie a operação. Em alguns minutos, o Recoverit vai apresentar uma lista com todos os itens que foram apagados. Então, é só clicar em um item e salvar em outra pasta.

Além do disco rígido externo, o Recoverit consegue resgatar dados de HD do computador, pen drive, arquivos de câmera, drone, entre outros. Por reconhecer mais de mil formatos de arquivo, a taxa de sucesso é próxima de 100%.

Quais documentos preciso guardar

Não são todos os comprovantes que você deve guardar ao longo dos anos. Canhotos de cartão de crédito ou débito em supermercados, por exemplo, podem ser jogados fora.

Para compras maiores e parceladas, como o pagamento do plano de saúde, você pode guardar somente a declaração de quitação anual de débitos. Segundo nossa legislação, empresas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir essa declaração.

Já os holerites e as informações de recebimento de dinheiro, como uma herança ou doação, devem ser mantidos por alguns anos, uma vez que são documentos usados na declaração de imposto de renda.

Tipos de documento e período de utilidade

Saber como guardar documentos e comprovantes da forma correta é fundamental para diferentes momentos da vida. 

Afinal, existem informações que serão usadas no pedido de aposentadoria, enquanto outros documentos são exigidos para solicitar benefícios, como INSS na pandemia.

Para facilitar sua organização, a lista abaixo apresenta os documentos que devem ser guardados e o período recomendado. Lembre-se de manter sempre uma cópia digital, para ter uma segurança.

Por três anos:

● Recibos de pagamentos de aluguel;

● Recibos de pagamento de restaurante;

● Recibos de diárias de hotéis;

Guarde por cinco anos:

● Tributos, como IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros;

● Recibos de assistência médica;

● Pagamento de cartões de créditos;

● Contas de água, luz, telefone e gás;

● Pagamento de condomínios;

● Recibos escolares;

● Recibos de pagamentos a profissionais liberais;

Por 20 anos:

● Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS.

Pronto! Com essa lista em mãos e sabendo como guardar documentos e comprovantes da forma correta, você está preparado para as situações imprevisíveis que o futuro pode apresentar.

Mantenha a organização em dia e cuide dos seus documentos, ao menos uma vez por mês, para ter tudo sob controle!