Como montar o escritório de um microempreendedor

Para quem é microempreendedor, ter um espaço funcional e bem organizado para o trabalho é essencial, uma vez que também auxilia na produtividade. Mas, como se sabe, no início das atividades, nem sempre é possível investir um valor alto em equipamentos, logo, é preciso buscar alternativas econômicas.

Nesse contexto, desde a escolha do espaço e definição dos móveis e eletrônicos, é importante optar por aqueles que sejam mais versáteis e que otimizem o dia a dia. Então, veja os principais itens para preparar um ambiente de trabalho que atende às suas necessidades.

Como planejar o espaço para o microempreendedor?

Antes de pensar em móveis e demais equipamentos, é preciso definir o local onde vai instalar o escritório. De preferência, deve ser um espaço bem arejado e com boa iluminação, bem com, livre de distrações. 

No caso dos empreendedores que prestam serviços de forma remota, a opção do home office pode ser econômica, para não ter que gastar com aluguel de uma sala ou escritório. Porém, é preciso ter disciplina para não deixar que as tarefas de casa interfiram na produtividade, por isso:

• escolha um local reservado e tranquilo;
• defina horários para realizar as tarefas do trabalho e de casa;
• solicitar à família que respeite e não interrompa durante esses momentos.

Como alugar um espaço para o escritório?

Para os microempreendedores que precisam de um espaço para receber clientes, alugar uma sala comercial pode ser uma boa opção. Nesse caso, é preciso pesquisar bem antes, para encontrar um imóvel que fique bem localizado e cujo valor seja compatível com o seu orçamento. 

Uma alternativa que se tornou muito popular nos últimos anos, aliás, são os coworkings. Eles oferecem desde salas privativas até espaços compartilhados, com contratos mais flexíveis, que podem ser mensais ou anuais, por exemplo. Além disso, já possuem uma estrutura básica, com itens como:

• mesas;
• cadeiras;
• internet de alta velocidade;
• atendimento com secretária para anotar recados;
• endereço fiscal;
• espaços para reuniões ou auditórios em alguns casos.

Essa opção também pode ajudar a criar uma rede de networking, pois há vários profissionais em áreas diversas que optam pelo modelo. Assim, podem surgir novas oportunidades de trabalhos e parcerias.

Como escolher o mobiliário?

Após definir o local do escritório, é o momento de começar a pensar nos móveis. Assim, primeiro tire as medidas para saber o espaço que tem disponível e também quais são os itens que precisa acomodar, como computador ou laptop, documentos e outros acessórios. 

Também vale a pena investir em nichos ou prateleiras de parede, que podem ajudar a organizar objetos, como livros e outros acessórios, mantendo o espaço de circulação livre.

Mesa de trabalho

A mesa de escritorio é um dos itens mais importantes, com modelos funcionais que permitem um bom aproveitamento do espaço. Para quem precisa de uma área de trabalho maior, por exemplo, aquelas com design em L podem ser uma boa escolha.

Também há mesas que contam com gavetas integradas, úteis para guardar materiais de escritório e documentos, além de opções que podem ser divididas e utilizadas por mais de uma pessoa.

Cadeira de escritório

Ao escolher a cadeira de escritorio, é essencial optar por um modelo que ofereça conforto e ergonomia. Afinal, ficar sentado por várias horas pode causar dores lombares ou no pescoço caso não tenha o ajuste correto. Então, vale a pena investir um pouco mais nesse item e observar alguns aspectos como:

• braços reguláveis;
• ajuste de altura;
• encosto alto, que acomode toda a coluna.

Como escolher os eletrônicos para o escritório?

Em relação aos aparelhos eletrônicos, é comum haver dúvidas se é melhor usar laptops ou computadores, o que requer uma análise sobre os hábitos de uso e necessidades do microempreendedor.

O laptop, por sua vez, tem a facilidade de ser portátil, assim, sendo uma boa opção para aqueles que costumam fazer reuniões externas ou visitas a clientes. Dessa forma, têm o aparelho sempre à mão para mostrar projetos, avaliar contratos e outras tarefas necessárias. 

Já o computador é um aparelho mais robusto, que tende a ter um custo mais alto. No entanto, para aqueles que utilizam sistemas mais pesados e passam várias horas de trabalho, pode oferecer mais conforto e possibilidades de adaptação, com inclusão de placas de vídeo e expansão de memória. 

Também tem a vantagem de ter um monitor maior em relação à tela do laptop, ajudando em tarefas que exigem mais precisão, como edição de imagens, vídeos e criação de projetos gráficos, por exemplo. 

Vale a pena ter um monitor extra?

Trabalhar com duas telas pode ser de grande ajuda, porque permite usar um monitor para realizar o trabalho, enquanto o outro pode ter a referência ou briefing para realização, além de servir para pesquisas, e-mails e demais aplicações.

Essa também pode ser uma opção para quem usa laptop, mas quer um espaço maior de visualização quando está no escritório, unindo o melhor de cada funcionalidade.

Quais os aspectos essenciais ao escolher um computador ou laptop?

Na hora de escolher o equipamento, alguns detalhes não podem passar despercebidos, como o espaço em memória, essencial em especial para quem precisa armazenar uma quantidade grande de arquivos, como vídeos, documentos ou imagens, por exemplo. 

O mais indicado é optar por modelos que tenham pelo menos 256 GB ou 512 GB de armazenamento. Além disso, a memória RAM é outro ponto-chave, sendo que o ideal é ter pelo menos 8 GB de capacidade.

 Isso garante a execução de softwares e uso de várias abas simultâneas, pois representa a memória transitória do aparelho. 

Outro item que impacta diretamente no desempenho é o processador. Para tarefas simples, como edição de documentos, envio de e-mails e navegação, modelos como o Intel i3 ou AMD Ryzen 3 podem atender bem. 

Uma opção intermediária, com uma performance superior, é a geração 5, capaz de executar mais tarefas simultâneas e softwares mais complexos. Por fim, para quem precisa de um computador mais robusto, vale investir nas versões i7 ou i9 da Intel ou AMD Ryzen 7 e 9, adequados para modelagem 3D e outras tarefas que exigem melhor fluidez.

Quais os recursos de tecnologia essenciais para montar o escritório?

Uma boa conexão com a internet é o principal ponto para qualquer microempreendedor, uma vez que a maioria dos negócios passa, pelo menos em algum momento, por uma conexão online, seja por meio do site da empresa, reuniões com o cliente ou envio de documentos. 

Nesse contexto, é importante investir em uma internet estável e com boa velocidade, para facilitar a rotina. Além disso, analise quais os softwares são necessários para a execução da sua atividade, sejam eles para trabalhos criativos, programação ou mesmo a gestão do negócio. 

Existem diversas opções de sistemas que integram funções como a gestão da base de clientes, fluxo de pagamentos, contratos e até mesmo automação de tarefas. Para quem trabalha sozinho, isso pode otimizar bastante a rotina e deixar mais tempo livre para a execução dos projetos.

Programas para organização de tarefas

Trello e Asana são exemplos de programas que auxiliam na organização, uma vez que permitem criar tarefas referentes a projetos, com detalhes sobre prazos e clientes e permitem visualizar de forma fácil o status de cada etapa. 

O Trello, por exemplo, permite criar quadros conforme o projeto ou cliente e organizar os cartões em colunas conforme o andamento. Por exemplo, em um serviço de criação de conteúdo, pode-se ter os seguintes passos:

• em criação;
• produzido;
• aguardando aprovação do cliente;
• agendado/publicado.

O Asana funciona de modo similar, permitindo também a divisão de tarefas entre uma equipe conforme o caso. Ambos oferecem versões gratuitas, com recursos limitados, mas que atendem bem a muitos microempreendedores.

Cuidados com a segurança digital

Outro ponto que requer atenção, em especial para aqueles que trabalham com informações sensíveis dos clientes, é em relação à proteção de dados. Por isso, um dos cuidados mais básicos é ter um bom antivírus e criar senhas seguras para evitar ataques cibernéticos que coloquem em risco os dados armazenados. 

Ainda, é preciso manter backups constantes dos arquivos para permitir a recuperação em caso de algum problema com o computador. Dessa forma, pode evitar retrabalho em caso de perda de dados.

Para preservar os eletrônicos, invista ainda em nobreaks, que evitam a sobrecarga em caso de oscilações na rede elétrica. Isso pode evitar custos maiores com reparos do computador ou monitor em caso de quedas de energia.

É possível montar um escritório para microempreendedor gastando pouco?

Com um bom planejamento, é possível montar um escritório simples e funcional mesmo com um orçamento reduzido. Para isso, é essencial definir as prioridades, por exemplo, um computador ou laptop com as configurações adequadas para o tipo de trabalho que realiza, o que garante mais agilidade no dia a dia. 

Também, vale a pena investir em itens essenciais como uma cadeira confortável, caso passe várias horas em frente ao computador para não ter dores, além de uma boa iluminação para não forçar os olhos enquanto trabalha.

À medida que o negócio evoluiu, pode investir em outras melhorias, como a decoração do espaço e outras facilidades, como impressoras, scanners, mobiliários, entre outros itens. 

Mas, sempre com responsabilidade para manter a saúde financeira do empreendimento, por isso, defina um percentual dos ganhos que deseja investir nesse tipo de melhoria, para conciliar com as demais áreas e poder escalar a operação.